Dacă nevoile delegaţilor potenţiali sunt luate în considerare la planificarea unui eveniment, este mult mai sigur ca evenimentul să fie accesibil, şi problemele potenţiale scad în mod signifiant datorită planificării personalului.

Inainte de eveniment

Evenimentul trebuie să aibă acces şi intrări accesibile:

• Lăsaţi arii şi locuri de parcare pentru maşinile persoanelor cu dizabilităţi cât mai aproape de uşa principală;
• Eliberaţi clădirea de orice obstrucţionări;
• Dacă sunt scări la intrare, trebuie să fie accesibilă o rampă de siguranţă sau un lift, ce va permite persoanelor cu dizabilităţi să fie independente;
• O uşă principală accesibilă; ce poate permite accesul şi unui scaun cu rotile;
• Uşi cu sisteme de intrare accesibile;
• Puneţi semne, acolo unde este necesar, intern şi extern la toate intrările, camerele, lifturi, toalete, cafenea şi alte facilităţi, incluzând temporar semne ce oferă direcţii şi identificarea ariilor de acces la eveniment;
• Ieşiri complet accesibile şi bine marcate dacă au loc proceduri de evacuare, asistaţi persoanele cu dizabilităţi să iasă în caz de urgenţă, incluzând proceduri alternative acolo unde nu sunt disponibile lifturi;
• Un sistem permanent de inducţie, sau un sistem infra-roşu, sau alte sisteme care să emită sunete dacă este necesar. Acolo unde este acces public, se folosesc astfel de sisteme, există şi moduri alternative de comunicare şi informaţii de urgenţă trebuie realizate în mod clar atât pentru organizatori cât şi pentru participanţi.

Spaţii pentru liberă circulaţie şi arii accesibile pentru eveniment:

• Coridoarele şi ariile de recepţie trebuie să fie eliberate de orice obstacole;
• Toate camerele evenimentului la un singur etaj, sau rampele şi/sau lifturile să fie la dispoziţia persoanelor pentru a le muta între camere în timpul pus la dispoziţie;
• Trebuie să fie suficient loc în cameră pentru a permite mişcarea de jur împrejurul meselor şi scaunelor;
• Faceţi rost de mai multe tipuri de scaune, cu sau fără braţe/perne/spătare, ajustabile ca înălţime şi mese care pot fi accesibile pentru utilizatorii de scaune cu rotile. Trebuie aranjat un spaţiu suficient pentru a permite utilizatorilor de scaun cu rotile, dar şi altor persoane pentru a se putea mişca uşor şi de a se putea aşeza acolo unde doresc;
• Nu trebuie să existe zgomot de fond, ex. zgomotoasele sisteme de încălzire sau muzica dată silenţios;
• Camerele să fie curate şi, acolo unde este posibil să se folosească lumina naturală;
• Mesele, tablele, flipchart-urile şi alte tipuri de mobilier sau echipament trebuie să fie accesibile utilizatorilor de scaune cu rotile;
• Este important ca orice loc de vorbire/scenă să fie accesibil.

Facilităţi suplimentare incluzând lifturi, toalete accesibile, locuri de exerciţii, facilităţi pentru bufet sau restaurant:

• Lifturile cu butoane tactile şi poziţionate la înălţimea accesibilă pentru utilizatorii de scaune cu rotile dar şi pentru persoane cu dizabilităţi, să fie destul de largi pentru a permite accesul utilizatorului de scaun cu rotile şi persoanei care îl însoţeşte;
• Platforme/lifturi, acolo unde este posibil, şi care să poată fi utilizat în mod independent de către persoanele cu dizabilităţi;
• Cel puţin o toaletă unisex accesibilă, foarte clar semnalizată;
• Oferirea de spaţiu pentru odihnă, spaţiu pentru exerciţii şi oferirea de castoane cu apă pentru câini însoţitori, în special dacă evenimentul este de lungă durată;
• Facilităţi la cafenea şi restaurant care să fie accesibile pentru utilizatorii de scaune cu rotile, incluzând tejghele, baruri, mese, scaune mobile, dar şi informaţii în formate accesibile.

Accesibilitatea publicităţii:

• Informaţiile, incluzând postere, pliante şi afişe, trebuie să fie disponibile în formate alternative şi puse la dispoziţia participanţilor în formatul lor preferat.

Înregistrarea:

• Cerinţele specifice şi nevoile participanţilor se fac în timpul înregistrării.

Aranjamente pentru Suport Lingvistic Profesional (SLP):

• SLP dacă se solicită, trebuie rezervat cu cât mai mult timp înainte;
• Când un eveniment organizat ţine mai mult de o oră, doi SLP trebuie rezervaţi;
• La cele mai multe evenimente şi în special evenimente deschise, este o bună practică de a rezerva un SLP care să fie disponibil. Altfel, puteţi planifica cu grijă formele de înregistrare, cu solicitările notate, şi e posibil ca să aveţi persoane ce au cerinţe suplimentare de acces;
• Pentru a-l familiariza pe SLP cu subiectul întâlnirii, poate fi un avantaj oferirea agendei de lucru, prezentărilor, etc. înainte de eveniment. În particular, ei trebuie să aibă în avans, un glosar de acronime, cuvinte străine, cuvinte de specialitate şi tehnice;
• Nevoile SLP trebuie notate, ex. scaun fără braţe, etc.

Structura programului şi menţionarea a vorbitorilor, instructorilor, prezentatorilor, liderilor de ateliere şi alt personal:

• Faceţi locuri de acces către locurile de acces pentru persoanele care aşteaptă şi permiteţi scurte pauze la fiecare 20-30 de minute înainte ca SLP să fie implicat;
• Faceţi prezentări scurte ale vorbitorilor, instructorilor şi prezentatorilor, nu numai în program dar şi în prezentări şi în locurile de acces;
• Asiguraţi-vă că prezentatorii, facilitatorii şi liderii de ateliere au un program cu problemele pe care le vor comunica, incluzând introducerile pentru practici inclusive, pauze scurte, discuţii, luarea deciziilor şi exerciţii, pentru a oferi tuturor participanţilor acces liber la materiale;
• Toate atelierele trebuie să aibă hârtie de scris pentru fiecare participant. Acestea trebuie aşezate pe mese înainte de începerea întâlnirii. Dacă acest lucru se face înainte de eveniment, unele persoane nu pot participa;
• Asiguraţi-vă că SLP, asistenţii persoanali şi avocaţii sunt disponibili pentru participanţii la ateliere, precum şi la evenimentul principal, dacă este necesar, să ofere sprijin failitatorului sau interpretului sau să explice cum pot oamenii să fie implicaţi activ;
• Organizatorii trebuie să verifice dacă personalul de spijin, cel de la recepţie, catering şi securitate, sunt conştienţi de bunele practici faţă de persoanele cu dizabilităţi, în special atunci când se foloseşte ca locaţie pentru eveniment un hotel.

Prezentările:

• Verificaţi dacă prezentările şi foile de lucru, produse pentru participanţi, vor fi accesibile în diferite formate, realizate înainte de începerea evenimentului;
• Acolo unde este posibil, folosiţi proiectoare, graficele şi diagramele trebuie evitate, doar dacă informaţia oferită participanţilor poate fi oferită într-un format accesibil. Dacă se utilizează diagrame şi imagini vizuale la eveniment, ele trebuie descrise participanţilor, dar există posibilitatea să se solicite să nu se descrie;
• Toţi SLP trebuie să aibă copii ale materialelor prezentate în avans, înainte de întâlnire. Ei trebuie să aibă copii după toate prezentările verbale, în mod particular acronimele, cuvintele străine, cuvinte tehnice sau de specialitate;
• Dacă se utilizează un proiector, imprimarea trebuie să fie cu caractere mari şi cu spaţii între paragrafe şi cât mai puţine rînduri;
• Evitaţi folosirea prezentărilor pe un fond colorat. Dacă sunt alese culori, alegeţi o tipărire care să fie contrastantă cu fondul;
• Când se foloseşte un proiector, flipchart sau prezentare Power Point, fiecare idee trebuie citită cu voce tare, iar imaginile şi diagramele trebuie descrise. Citirea este bună şi pentru interpreţii de limbaj mimico-gestual, care lucrează când nu există materiale prezentate şi în alte formate cum ar fi Braille;
• Prezentaţi ideile principale în diverse moduri, cum ar fi vizual, auditiv şi tactil;
• Filmele ar fi ideal să fie subtitrate. Conţinutul trebuie de asemenea explicat/cu referinţe orale;
• Cel puţin un microfon fără fir trebuie să fie disponibil pentru a permite participanţilor să adreseze întrebări sau comentarii vorbitorilor sau prezentatorilor;
• Trebuie avut în vedere şi acei participanţi care solicită să li se înregistreze prezentarea.

Vorbitorii:

• Amintiţi vorbitorilor că trebuie să evite folosirea abrevierilor, jargoanelor, termenilor tehnici sau de specialitate în prezentările lor, deoarece e posibil să nu fie înţelese de participanţi sau să se asigure că, dacă folosesc aceşti termeni să îi explice în cadrul prezentării;
• Vorbitorii trebuie să vorbească clar, nu prea repede şi cu faţa la audienţă, evitând ţinerea mâinilor pe lângă faţă;
• Vorbitorii trebuie să fie conştienţi că o bună iluminare facilitează citirea pe buze. Ei trebuie să stea în concordanță cu sursele de iluminare şi să evite a sta cu spatele la ferestre. Totodată asiguraţi-vă că interpretul de limbaj mimico-gestual poate fi văzut şi când lumina se diminuează;
• Vorbitorii trebuie să îşi ţină prezentările în concordanţă cu timpul alocat în program;
• Vorbitorii trebuie să nu meargă în faţa SLP în timp ce ei vorbesc;
• Poate fi necesar ca vorbitorii să repete întrebările adresate de auditoriu.

Aranjamente pentru înregistrare şi afişare:

• Oferiţi înainte de eveniment scurte instrucţiuni personalului de la intrări;
• Puneţi semne mari care să indice drumul către camere şi facilităţi;
• Mesele de la recepţie unde se înregistrează participanţii, trebuie să fie accesibile şi persoanelor cu dizabilităţi, incluzând şi spaţii pentru scaune cu rotile;
• Trebuie să existe scaune libere la recepţie şi la locul de înregistrare;
• Dacă este necesar, SLP să fie la recepţie şi la locul de înregistrare;
• Hârtiile şi informaţiile, incluzând semnele pentru ateliere, trebuie realizate într-un format accesibil;
• Ecusoanele sunt uşor de utilizat. Ele trebuie pregătite în avans, şi folosiţi caractere mari. Când ecusoanele sunt scrise la eveniment, trebuie să puneţi la dispoziţie multe pixuri de diferite mărimi;
• Acolo unde este necesar folosiţi sisteme de sonorizare, verificaţi-le cum funcţionează, şi indicaţile clar tuturor participanţilor;
• Rezervaţi scaune dacă este nevoie, ex. participanţii care nu văd sau au dificultăţi de auz se pot simţi mai bine în rândurile din faţă; dacă se poate aşezaţii mai aproape de SLP.

Aranjamente şi cerinţe pentru camere pentru cei ce sosesc înainte de eveniment:

• Interpretul de limbaj mimico-gestual trebuie să stea în faţa uşii sau acolo unde nu există distracţii externe;
• O cameră pentru interpretul de limbaj mimico-gestual şi participanţi trebuie să fie disponibilă, iar interpretul să poată beneficia de ea, evitând să aibă umbre pe faţa sa;
• Când se citeşte un text care nu este afişat nicăieri, camera trebuie aranjată astfel încât toţi participanţii să beneficieze de acest serviciu;
• Asiguraţi-vă că camera este aranjată pentru a permite mişcarea în jurul meselor, scaunelor şi echipamentelor, iar obstacolele trebuie eliminate înainte de sosirea participanţilor;
• Asiguraţi-vă că toţi participanţii pot alege unde doresc să stea;
• Temperatura din camera unde se desfăşoară evenimentul trebuie reglată, iar lumina trebuie verificată pentru a fi posibilă orice cerinţă ulterioară;
• Verificaţi dacă funcţionează, toate echipamentele şi microfoanele;
• Asiguraţi-vă că toate echipamentele, gustările şi resursele sunt accesibile pentru toţi participanţii şi prezentatorii;
• Verificaţi ca toate ieşirile de urgenţă să fie disponibile şi că procedurile de urgenţă sunt cunoscute de toţi organizatorii;
• Verificaţi ca toate toaletele să fie accesibile şi libere de orice obstacole sau materiale de curăţare.

In timpul evenimentului

• Fiţi binevoitor şi asistaţi persoanele dacă au nevoie;
• Semnele clare şi simple pot ajuta persoanele să ajungă la camera unde se ţine evenimentul;
• Informaţi participanţii că s-a făcut curăţenie înainte de eveniment. Informaţii unde sunt toaletele, extinctoarele, etc;
• Amintiţi personalului să vadă ce se întâmplă, sau dacă se uită ceva, ex. genţi pe podea, etc;
• Unele persoane vor avea nevoie de ajutor individual, ex. explicațiile cum să ajungă la ieşirile de urgenţă;
• Va fi de ajutor prezentarea unor reguli, ex. procedurile de a pune întrebări şi răspunsuri;
• Dacă locurile sunt alocate, fiţi siguri că persoanele cu dizabilităţi nu stau toţi împreună sau stau departe de SLP;
• Dacă sunt fotografi sau evenimentul se filmează, trebuie ca persoanele să fie informate dacă accepta ca fotograful să le facă poze. Unele persoane pot fi sensibile la flashurile aparatelor foto;
• Prezentaţi organizatorii astfel ca persoanele să ştie cui pot solicita ajutor;
• Când luminile se diminuează pentru prezentări, asiguraţi-vă că persoanele pot vedea interpreţii;
• Microfoanele portabile sunt bune pentru primirea de întrebări din partea audienţei;
• Oferiţi SLP pauze regulate.

Apasati aici dacă doriţi să descărcaţi o copie completă a Înţelegerea dizabilităţii – ghid de bune practici

Intoarceti-va la meniul Intelegerea Dizabilitatii - Ghid de bune practici